Basiskonfiguration
Mit der Basiskonfiguration werden die grundsätzlichen Einstellungen der Gruppe getroffen.
Name
Der Gruppenname ist ein Pflichtfeld und muss ausgefüllt werden.
Gruppenlogo
Das Hinterlegen eines Gruppenlogos ist optional. Das Gruppenlogo wird im Profil der Gruppe angezeigt und erscheint im Gruppenverzeichnis, der Gruppenpromotion oder auch im Gruppenchat.
Zum Hochladen kann entweder auf “Neues Bild wählen” geklickt oder aber per Drag & Drop direkt ein Bild vom eigenen Rechner ausgewählt werden.
Kurzbeschreibung
In diesem Feld kann ein kurzer Teaser zur Gruppe hinterlegt werden. Die Kurzbeschreibung erscheint im Gruppenverzeichnis und in der Gruppenpromotion.
Vollständige Beschreibung
Die vollständige Beschreibung wird im Gruppenprofil angezeigt. Hier kann ein ausführlicherer Einblick in die Gruppe gegeben werden.
Gruppe löschen
Unterhalb der Basiskonfiguration befindet sich die Möglichkeit, die Gruppe zu löschen.
Achtung: Dadurch werden auch sämtliche Inhalte entfernt. Sofern die Inhalte erhalten bleiben sollen, bietet sich die Funktion “Gruppe archivieren” an.
Gruppe archivieren
Archivierte Gruppen tauchen nicht mehr in der Kontextleiste auf und sind nur noch über den Filter “Archiv durchsuchen” im Gruppenverzeichnis auffindbar. Sie können weiterhin von Mitgliedern eingesehen werden. Neue Beitritte sind nicht möglich.
Tipp für die Kollaboration
Gruppe archivieren
Für eine strukturierte Zusammenarbeit und mehr Übersichtlichkeit bieten sich temporäre Gruppen an. Temporäre Gruppen zu einzelnen Themen sind gezielt darauf ausgerichtet, nur einen begrenzten Zeitraum zu bestehen, zum Beispiel zwei bis drei Monate. Dort findet dann die Arbeit zum Thema und der gesamte Austausch statt. Danach kann die Gruppe archiviert werden. Dies bietet sich beispielsweise für Projekte an, bei denen von vornherein ein zeitliches Limit festgelegt ist.
Tipp für die Struktur
Archivierte Gruppen sind immer dann nützlich, wenn die Inhalte einer Gruppe nicht verloren gehen sollen, die Gruppe selbst jedoch inaktiv ist. Gruppen, die nur für einen bestimmten Zeitraum relevant sind, wie etwa Gruppen zu jährlichen Events (z. B. Jahresversammlung, Weihnachtsfeier), stören so nicht den alltäglichen Arbeitsverlauf.
Gruppenbeitritt
Im zweiten Reiter der Gruppeneinstellungen, Gruppenbeitritt, kann der Gruppen-Admin konfigurieren, ob und wie die Gruppe von Nutzern gesehen und betreten werden kann.
Mitgliedschaft & Sichtbarkeit
Eine Gruppe kann entweder offen, geschlossen oder versteckt sein.
Tipp aus dem Alltag
Haben Sie bereits eine Bestandsaufnahme gemacht?
Für viele nicht das spannendste Thema, aber ein sehr wichtiges: Datenschutz. Je nach Organisation existieren mitunter zahlreiche Kommunikationskanäle, die nicht DSGVO-konform sind. Diese können leicht durch tixxt abgelöst werden. Überlegen Sie doch mal, welche Kanäle dies bei Ihnen sein könnten und wie sich eine Umsetzung mit tixxt abbilden lässt.
Offen
Offene Gruppen können von allen Nutzern des Netzwerks (außer Gastnutzern) im Gruppenverzeichnis gefunden und betreten werden. Im Gruppenverzeichnis findet sich eine entsprechende Schaltfläche “beitreten”.
Tipp für die Nutzeraktivierung
Gruppe für alle
Eine offene Gruppe für alle Nutzer:innen eignet sich zum Beispiel als „Spielwiese“, um nach der Registrierung im Netzwerk alle Funktionen ausgiebig testen zu können. So können alle die Funktionen der Gruppe ausprobieren, ohne dass nachher bspw. der allgemeine Beitragsverlauf manuell „aufgeräumt“ und bereinigt werden muss. Es bietet sich ebenfalls an, die Testgruppe für alle in der Gruppen-Promotion zu bewerben, damit sie von möglichst vielen genutzt wird.
Geschlossen
Geschlossene Gruppen können von allen Nutzern des Netzwerks (außer Gastnutzern) im Gruppenverzeichnis gefunden, aber nicht ohne Weiteres betreten werden. Wählt der Gruppen-Admin die Option “Geschlossen”, erscheint im unteren Bereich der Ansicht ein Kasten mit weiteren Optionen:
Geschlossen – Nutzer dürfen Mitgliedschaftsanfragen stellen (Beitrittsmoderation)
Setzt der Admin an dieser Option den Haken, finden Nutzer im Gruppenverzeichnis neben der Gruppe die Schaltfläche “Mitgliedschaft beantragen”. Der Gruppen-Admin erhält daraufhin eine Benachrichtigung per E-Mail und in tixxt (siehe Gruppenadministration – Mitgliedschaftsanfragen).
Entfernt der Admin an dieser Option den Haken, wird auch die Schaltfläche “Mitgliedschaft beantragen” nicht mehr neben der Gruppe im Gruppenverzeichnis angezeigt. Neue Mitglieder können dadurch nur noch per Einladung in die Gruppe gelangen.
Geschlossen – Mitglieder können andere Nutzer einladen
Setzt der Admin an dieser Option den Haken, können auch Mitglieder der Gruppe ohne Adminstatus weitere Mitglieder zur Gruppe einladen. Voraussetzung dafür ist, dass der einzuladende Nutzer bereits eine Mitgliedschaft im Netzwerk besitzt.
Die Option zur Einladung befindet sich für Mitglieder im Mitgliederverzeichnis, rechts oben neben der Suchleiste.
Versteckt
Versteckte Gruppen werden nur den betreffenden Gruppen-Mitgliedern sowie Admins im Gruppenverzeichnis angezeigt. Es kann nicht initiativ beigetreten werden. Stattdessen müssen die Mitglieder durch den Gruppen-Admin eingeladen werden. Ebenfalls gibt es hier die Option Mitglieder können andere Nutzer einladen.
Setzt der Admin hier den Haken, können auch Mitglieder der Gruppe ohne Adminstatus weitere Mitglieder zur Gruppe einladen. Voraussetzung dafür ist, dass die einzuladende Person bereits eine Mitgliedschaft im Netzwerk besitzt. Die Option zur Einladung befindet sich für Mitglieder im Mitgliederverzeichnis, rechts oben neben der Suchleiste.
Sensible Gruppen
Sensible Gruppen erfahren im Netzwerk einen besonderen Schutz-Status. Gruppen, die thematisch oder organisatorisch sensibler Natur sind, können für den Zugriff durch Netzwerk-Admins verschlossen und dann nicht mehr von diesen eingesehen werden.
Voraussetzung ist, dass die Gruppen bereits angelegt sind. Eine Gruppe kann nur durch die tixxt-Kundenbetreuung zu einer “sensiblen Gruppe” umgestellt werden, damit dieses Schutzniveau auch innerhalb der Organisation aufrechterhalten werden kann.
Weitere Details zu sensiblen Gruppen:
- Nutzer können sensiblen Gruppen nicht einfach selbst beitreten (dies gilt für moderierte, geschlossene und versteckte Gruppen). Sensible Gruppen sind automatisch geschlossen.
- Netzwerk-Admins können die Zugehörigkeit zu sensiblen Gruppen nicht manuell über die Bearbeitung der Gruppenmitgliedschaften in der Administration steuern.
- Jedoch dürfen Gruppen-Admins einer sensiblen Gruppe Personen zu dieser einladen.
- Der letzte Admin der Gruppe darf nicht entfernt werden, da diese sonst nicht mehr verwaltet werden kann!
Tipp aus dem Alltag
Sensible Gruppen
Sensible Gruppen bieten sich an, wenn Inhalte in diesen besonders schützenswert sind und nicht für andere sichtbar sein sollen. So lassen sich beispielsweise Themen des Betriebsrates, des Vorstandes oder einzelner Arbeitskreise in sensiblen Gruppen aufbereiten, ohne dass andere Nutzer oder Netzwerk-Admins Zugriff darauf haben.
Sonstiges
Chat
Sofern die Chatfunktion für das Netzwerk konfiguriert ist, kann jeder Gruppen-Admin festlegen, ob es einen Chatraum für die Gruppe geben soll (siehe auch: Chat).
Tipp aus dem Alltag
Gruppen-Chat
Der Gruppen-Chat eignet sich bestens, um sich spontan in der Gruppe abzustimmen, beispielsweise während einer gemeinsamen Veranstaltung. Ad-hoc-Absprachen, bei denen man sich vor Ort gemeinsam austauschen muss, entfallen somit.
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