Mitgliedschaft in Gruppen

Mitgliedschaftsanfragen

Handelt es sich bei der Gruppe um eine geschlossene Gruppe mit Beitrittsmoderation, (siehe „Mitgliedschaft und Sichtbarkeit“) haben Nutzer des Netzwerks im Gruppenverzeichnis die Möglichkeit, eine Beitrittsanfrage zu stellen.

Der Punkt unterteilt sich in drei Reiter:

• Offen: Zeigt alle aktuellen Mitgliedschaftsanfragen, die noch nicht angenommen oder abgelehnt wurden.  Zusätzlich lassen sich über Weitere Informationen ein-/ausblenden Details zur Anfrage in Form der Profilinformationen des Nutzers einsehen. Mittels der Buttons auf der rechten Seite kann die Anfrage abgelehnt oder angenommen werden.
  • Der Button „Ablehnen mit Nachricht“ öffnet eine Eingabemaske, in der eine individuelle Textnachricht über den Ablehnungsgrund an den Nutzer verfasst werden kann.
  • Ein Klick auf „Ablehnen“ schließt diesen Vorgang ab.
  • „Abbrechen“ schließt die Eingabemaske, ohne die Anfrage abzulehnen.
• Angenommen: Zeigt eine Historie der in der Vergangenheit akzeptierten Beitrittsanfragen.
• Abgelehnt: Zeigt eine Historie der in der Vergangenheit abgelehnten Beitrittsanfragen. Durch einen Klick auf den Button „Annehmen“ auf der rechten Seite neben dem Nutzernamen kann eine bereits abgelehnte Anfrage nachträglich angenommen werden.

Jeder dieser Reiter kann mittels einer Suchleiste zusätzlich durchsucht werden.

Nutzer einladen

Unabhängig vom Status der Gruppe können Gruppen-Admins Nutzer zur Gruppe einladen. Besonders relevant ist diese Funktion für geschlossene Gruppen, zu denen keine Beitrittsanfragen gestellt werden können und vor allem für versteckte Gruppen, die nur für Mitglieder auffindbar sind. (siehe “Mitgliedschaft und Sichtbarkeit”)

Einladungshistorie

Nach Klick auf “Nutzer einladen” gelangt der Admin zunächst auf eine Übersichtsseite. Diese stellt die Einladungshistorie dar. Neben dem Empfänger der Einladung ist ersichtlich, wer die Einladung ausgesprochen hat (Autor) und wann dies passiert ist. Mit Klick auf das Info-Symbol auf der rechten Seite lässt sich der Einladungstext anzeigen, der verschickt wurde.

Einladungsstatus

Eine Einladung kann über verschiedene Status verfügen, die in der Spalte ganz links angegeben sind. Folgende Status können eintreten:

• ausstehend: Die Einladung wurde vom Empfänger noch nicht bearbeitet.
• angenommen: Die Einladung wurde vom Empfänger bearbeitet und angenommen.
• abgelehnt: Die Einladung wurde vom Empfänger bearbeitet und abgelehnt.
• obsolet: Die Einladung ist überflüssig geworden, da der Gruppenbeitritt auf einem anderen Weg erfolgt ist.
• zurückgezogen: Die Einladung wurde von einem Gruppen-Admin zurückgezogen. Der Eingeladene kann hierüber nicht mehr beitreten.

Filtern

Nach den einzelnen Einladungsstatus lässt sich mittels des Drop-Downs links oben über der Einladungshistorie filtern. So können z.B. auf einen Blick alle noch ausstehenden Einladungen angesehen werden.

Suchen

Mittels der Suche können einzelne Einladungen gezielt anhand von E-Mail-Adresse und/oder Namen gefunden werden.

Einladung zurückziehen

Einladungen, die noch ausstehend sind, können mittels des x-Symbols auf der rechten Seite zurückgezogen werden. Eine Registrierung über den in der E-Mail enthaltenen Link ist dann nicht mehr möglich.

Einladung erneuern

Einladungen, die noch ausstehend sind, können mittels des “Wiederholen”-Symbols erneuert werden. Der eingeladenen Person wird dann erneut eine E-Mail mit Registrierungslink zugesendet.

Neue Einladung

Mit Klick auf “Neue Einladung” oben rechts über der Einladungshistorie gelangt der Gruppen-Admin in die Einladungsmaske.

Diese ist in drei Reiter unterteilt, von denen zwei nur sichtbar sind, wenn der Gruppen-Admin gleichzeitig auch Netzwerk-Admin ist:

Intern

Der Reiter “Intern” steht sowohl Gruppen- als auch Netzwerk-Admins zur Verfügung. Über die Funktion können Nutzer in die Gruppe eingeladen werden, die bereits eine Netzwerkmitgliedschaft besitzen.
Über das Feld Mitglieder können ein oder mehrere Nutzer ausgewählt werden, die eine Einladung erhalten sollen. Auch können ganze Gruppen ausgewählt werden, aus denen dann alle Mitglieder eine Einladung erhalten.
Darunter findet sich ein Textfeld, in das optional der gewünschte Einladungstext eingetragen werden kann.

E-Mail

Der Reiter “E-Mail” steht ausschließlich Netzwerk-Admins zur Verfügung.
Über diese Funktion können Personen eingeladen werden, die noch keine Mitgliedschaft im Netzwerk besitzen. Mit Annahme der Einladung sind sie dann sofort auch Mitglied der Gruppe.

Das einzige Pflichtfeld ist dabei die E-Mail-Adresse. An diese wird die Einladung zugestellt und mit dieser wird der Nutzer sich nach Registrierung zukünftig auch einloggen. Optional kann noch der Name angegeben werden.

Darunter findet sich der Standard-Einladungstext. Dieser kann an dieser Stelle einmalig für diese Einladung bearbeitet werden.
Wichtig ist dabei, dass der Punkt $Link nicht entfernt wird, da die E-Mail ansonsten keinen Registrierungslink enthält.

Zuletzt kann entschieden werden, ob ein normaler Standard-Nutzer eingeladen werden soll oder aber ein Gastnutzer.

E-Mail-Liste

Der Reiter “E-Mail-Liste” steht ausschließlich Netzwerk-Admins zur Verfügung.
Diese Funktion kann genutzt werden, um mehr als einen Nutzer auf einmal einzuladen. Mittels einer CSV-Datei können die Informationen “Name”, “Vorname” und “E-Mail-Adresse” für mehrere Nutzer zugleich übernommen werden.
Anschließend können noch der Betreff der E-Mail sowie der Standard-Einladungstext bearbeitet werden.
Wichtig ist dabei, dass der Punkt $Link nicht entfernt wird, da die E-Mail ansonsten keinen Registrierungslink enthält.

Mitgliederverwaltung

Die Mitgliederverwaltung der Gruppe, ermöglicht es dem Gruppen-Admin, Nutzer aus der Gruppe zu entfernen sowie die Mitgliedschaftsrollen und den Adminstatus zu verwalten.

Mitgliedschaftsrollen

Mitgliedschaftsrollen dienen der Strukturierung der Gruppenmitglieder. Sie finden an mehreren Stellen Anwendung:

Mitgliederverzeichnis

Im Mitgliederverzeichnis der Gruppe erhalten die einzelnen Nutzer ein Label, das über ihre Rolle informiert.

Termineinladung

Mitgliedschaftsrollen können gezielt zu Terminen eingeladen werden.
Hierzu klickt der Terminersteller in das Feld “Einladungen” und gibt mindestens ein Zeichen ein, um die Suche zu starten.
Es werden neben einzelnen Nutzern auch Gruppen vorgeschlagen. Sofern in einer Gruppe Mitgliedschaftsrollen bestehen, tauchen diese unterhalb der Gruppe mit einem geschwungenen Pfeil vor dem Titel auf.

Mitgliedschaftsrollen verwalten

Über den Button “Mitgliedschaftsrollen verwalten”, oben rechts in der Mitgliederverwaltung, lassen sich neue Mitgliedschaftsrollen für die Gruppe definieren, sowie bestehende bearbeiten.

Nach einem Klick auf diesen Button, befindet sich der Gruppen-Admin auf einer Übersichtsseite, die alle bisher definierten Mitgliedschaftsrollen in einer Tabelle darstellt.

Über “Mitgliedschaftsrolle hinzufügen”, oben rechts in dieser Ansicht, kann die Konfiguration einer neuen Rolle begonnen werden. Mit einem Klick darauf wird in der Tabelle eine neue Zeile angelegt.

Achtung: Nach einer Änderung an den Mitgliedschaftsrollen muss die Seite neu geladen werden, damit die Einstellung übernommen wird.

ID

Die erste Spalte muss nicht manuell befüllt werden. In dieser erstellt das System automatisch eine sprechende ID, über die die Rollen auch über die tixxt-API verwaltet werden können.

(Plural-) Name

In der zweiten und dritten Spalte werden Name sowie Pluralname der Rolle eingetragen. Diese Bezeichnung erscheint später in Verzeichnissen und Interfaces.

Farbe

In Spalte vier wird eine Farbe festgelegt. In dieser Farbe wird das Label im Mitgliederverzeichnis angezeigt.

Darstellungsart

Standard

Im Standard wird das Label an jedem Gruppenmitglied, dem es zugewiesen wurde, im Mitgliederverzeichnis angezeigt.

Gruppiert

Wird eine Rolle gruppiert, werden die Gruppenmitglieder, denen diese zugewiesen wurde, aus dem Mitgliederverzeichnis herausgefiltert. Über den Filter “Alle Gruppenmitglieder anzeigen” können diese von jedem Nutzer wieder eingeblendet werden.

Versteckt

Die Labels von versteckten Rollen werden im Mitgliederverzeichnis nur Admins dargestellt. Auch der Nutzer selbst kann ein ihm zugewiesenes, verstecktes Rollen-Label nicht sehen.

Mitgliedschaftsrollen zuweisen

Sobald mindestens eine Mitgliedschaftsrolle für eine Gruppe definiert wurde, erscheint in der Mitgliederverwaltung der Gruppe ganz rechts neben jedem Nutzer ein Schild-Symbol .
Mit Klick auf dieses öffnet sich ein Dropdown, das sämtliche Rollen enthält, die für diese Gruppe angelegt wurden. Es können beliebig viele gewählt werden.

Suchen & Filtern

Oberhalb der Nutzerliste findet sich eine Suchleiste. Die Suche durchsucht Namen, aber auch Profilinformationen der Nutzer.

Mit Klick auf das Filter-Symbol öffnet sich eine Buchstabenleiste, mit Hilfe derer die Einträge nach Anfangsbuchstaben der Nachnamen gefiltert werden können. Darunter lassen sich zwei weitere Filter durch Checkboxen aktivieren.

Nur Gäste anzeigen

Ist dieser Filter gesetzt, werden dem Gruppen-Admin nur die Gastnutzer seiner Gruppe angezeigt.

Nur Gesperrte anzeigen

Ist dieser Filter gesetzt, werden dem Gruppen-Admin nur die gesperrten Nutzer seiner Gruppe angezeigt.

Aus der Gruppe entfernen

Mit Klick auf “Aus der Gruppe entfernen”, rechts neben dem Nutzer, wird die Gruppenmitgliedschaft des Nutzers beendet. Der Nutzer verbleibt im Netzwerk, hat allerdings keinen Zugriff mehr auf Inhalte der Gruppe.

Zum Administrator ernennen

Über “Zum Administrator ernennen” rechts neben dem Nutzer, wird der Nutzer zum Gruppen-Admin ernannt.
Auf demselben Weg kann der Adminstatus auch wieder entfernt werden. Bei bestehenden Admins hat der Button die Funktion “Adminstatus entfernen”.