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tixxtDOCS: Dateien ansehen, bearbeiten und sperren

Auf der Datei-Detailseite werden Ihnen analog der Microsoft Office 365 Integration mit tixxtDOCS zwei Schaltflächen angeboten: “Ansehen” und “Bearbeiten” (letztere, sofern diese in den Berechtigungen von einem Gruppenadmin für Sie als Mitglied freigegeben wurde):

Mit Klick auf die jeweilige Schaltfläche können Sie die Dateien in einer optimierten Web-Ansicht ansehen, bzw. direkt gemeinsam online bearbeiten.

Dateien ansehen

Mit Klick auf die Schaltfläche “Ansehen” öffnet sich die Datei im Lesemodus. Unabhängig von den Berechtigungen, welche für die jeweilige Gruppe festgelegt wurden, haben Sie in dieser Ansicht lediglich lesenden Zugriff. Sie können unter “Ansehen” keine Bearbeitungen vornehmen.
Über die Menüzeile oben rechts können Sie die Datei drucken oder herunterladen (Symbole 1 und 2). Klicken Sie auf “Dateispeicherort öffnen” (3. Symbol), wird das Dokument geschlossen, sodass Sie wieder auf die Datei-Detailseite und somit auf den Dateispeicherort in Ihrem tixxt-Netzwerk gelangen.

Die Ansicht von Dokumenten in tixxtDOCS ist in keiner Weise beschränkt, es können beliebig viele Nutzer*innen parallel Dokumente ansehen.

Dateien bearbeiten

Mit Klick auf die Schaltfläche “Bearbeiten” öffnet sich die Datei im Bearbeitungsmodus:

Hat ein Gruppenadmin in den Berechtigungen festgelegt, dass Bearbeitungen durch Gruppenmitglieder erst durch einen Gruppenadmin freigeschaltet werden müssen, öffnet sich die Datei direkt im verpflichtenden Änderungsmodus. Ein Hinweisfeld an der unteren Leiste informiert Sie in tixxtDOCS darüber.

Möglichkeiten der Bearbeitung in tixxtDOCS

In der Bearbeitung haben Sie je Reiter verschiedene Optionen:

Reiter “Datei”:

  • Datei herunterladen, Datei drucken
  • Dokumenteninformationen einsehen (wie bspw. die Anzahl der Seiten, Absätze und Wörter)
  • Erweiterte Einstellungen vornehmen (wie bspw. Ein-/Ausschalten der Rechtschreibprüfung, Ein-/Ausschalten des automatischen Speicherns)
  • Klick auf “Dateispeicherort öffnen”, sodass das Dokument geschlossen wird und Sie zurück auf die Datei-Detailseite gelangen

Reiter “Startseite”, “Einfügen”, “Layout”, “Verweise”:

  • Hier stehen Ihnen die gängigen Formatierungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung, wie Sie Ihnen bereits von anderen Editoren, z.B. Microsoft Office Online, bekannt sind. Wenn Sie mit der Maus über die einzelnen Schaltflächen fahren, werden Ihnen zudem erklärende Mouseovers angezeigt.

Reiter “Zusammenarbeit”:

  • Modus “Gemeinsame Bearbeitung”: Hier können Sie einstellen, wie das gemeinsame Bearbeiten einer Datei ablaufen soll. Sie können zwischen Echtzeit-Zusammenarbeit und manueller Zusammenarbeit wählen. Bei letzterer müssen Sie die einzelnen Änderungen manuell speichern, um sie mit den Änderungen Ihrer Mitwirkenden zu synchronisieren. Als Standard ist der Modus “Schnell” gesetzt:
  • Kommentar hinzufügen: Diese Schaltfläche ermöglicht es Ihnen, Kommentare hinzuzufügen. Ihre Kommentare können Sie ebenfalls nachträglich bearbeiten oder löschen.
  • Entfernen: Wählen Sie diese Option aus, können Sie entscheiden, welche Kommentare Sie entfernen möchten:
  • Nachverfolgen von Änderungen: Wenn diese Option nicht bereits durch einen Gruppenadmin in den Berechtigungen aktiviert wurde, können Sie die Änderungsverfolgung als Bearbeiter manuell selbst aktivieren.
  • Anzeigemodus: Hier können Sie auswählen, wie die Änderungen angezeigt werden sollen. Ist der verpflichtende Änderungsmodus für Sie voreingestellt, steht Ihnen lediglich die erste Option “Markup” zur Verfügung:
  • Zur vorherigen / nächsten Änderung: Sofern es in Ihrem Dokument mehrere Änderungen gibt, gelangen Sie mit Klick auf die jeweilige Schaltfläche zur entsprechenden vorherigen oder nächsten Änderung.
  • Annehmen / Ablehnen: Hier können Sie festlegen, ob Sie einzelne, bzw. alle Änderungen annehmen oder ablehnen möchten. Wenn Sie die Datei im verpflichtenden Änderungsmodus öffnen, steht Ihnen diese Option nicht zur Verfügung.
  • Vergleichen: Über diese Option können Sie das aktuelle Dokument mit einem anderen vergleichen.

Dateien sperren

Über das Kontextmenü haben Sie als Gruppenadmin die Möglichkeit, eine Datei zur Bearbeitung zu sperren. Wählen Sie diese Option aus, ist es nicht möglich, neue Dateiversionen hochzuladen. Auch die Schaltfläche “Bearbeiten” ist dann inaktiv, sodass durch die Nutzer*innen keine Bearbeitungen in tixxtDOCS vorgenommen werden können. Ein Gruppenadmin kann die Datei über das Kontextmenü wieder entsperren.