Nutzer einladen

Hier besteht für den Netzwerk-Admin die Option, neue Nutzer zum Netzwerk einzuladen.

Einladungshistorie #

Nach Klick auf “Nutzer einladen” gelangt der Admin zunächst auf eine Übersichtsseite. Diese stellt die Einladungshistorie dar. Neben dem Empfänger der Einladung ist ersichtlich, wer die Einladung ausgesprochen hat (Autor) und wann dies passiert ist. Mit Klick auf das Info-Symbol auf der rechten Seite lässt sich der Einladungstext anzeigen, der verschickt wurde.

Einladungsstatus #

Eine Einladung kann über verschiedene Status verfügen, die in der Spalte ganz links angegeben sind. Folgende Status können eintreten:

• ausstehend: Die Einladung wurde vom Empfänger noch nicht bearbeitet.
• angenommen: Die Einladung wurde vom Empfänger bearbeitet, die Registrierung wurde allerdings noch nicht vollständig abgeschlossen. Es besteht noch keine aktive Netzwerkmitgliedschaft.
• abgelehnt: Die Einladung wurde vom Empfänger abgelehnt.
• obsolet: Die Einladung ist überflüssig geworden, da die Registrierung auf einem anderen Weg erfolgt ist (z.B. da sich der Nutzer selbst registriert hat).
• zurückgezogen: Die Einladung wurde von einem Netzwerk-Admin zurückgezogen. Der Eingeladene kann hierüber nicht mehr beitreten.
• beigetreten: Die Einladung wurde angenommen und die Registrierung vollständig abgeschlossen. Nach Beitritt wird das Profil des Nutzers ebenfalls an der Einladung verlinkt.

Filtern #

Nach den einzelnen Einladungsstatus lässt sich mittels des Drop-Downs links oben über der Einladungshistorie filtern. So können z.B. auf einen Blick alle noch ausstehenden Einladungen angesehen werden.

Suchen #

Mittels der Suche können einzelne Einladungen gezielt anhand von E-Mail-Adresse und/oder Namen gefunden werden.

Einladung zurückziehen #

Einladungen, die noch ausstehend sind, können mittels des -Symbols auf der rechten Seite zurückgezogen werden. Eine Registrierung über den in der E-Mail enthaltenen Link ist dann nicht mehr möglich.

Einladung erneuern #

Einladungen, die noch ausstehend sind, können mittels des -Symbols erneuert werden. Der eingeladenen Person wird dann erneut eine E-Mail mit Registrierungslink zugesendet.

Massenbearbeitung #

Einladungen, die sich nicht im Status “angenommen” oder “beigetreten” befinden, können für mehrere Nutzer gleichzeitig erneuert oder zurückgezogen werden. Mit einem Klick auf die Checkbox links neben dem Benutzernamen wird der Nutzer für die Massenbearbeitung vorausgewählt. Wird die Checkbox ganz oben über allen Nutzern angeklickt, werden alle Nutzer gesammelt ausgewählt. Unter der Tabelle erscheint eine Schaltfläche mit den Optionen „Einladung erneuern“ und „Einladung zurückziehen“.

Mit einem Klick auf eine der Optionen wird die gewünschte Aktion für alle ausgewählten Nutzer ausgeführt.

Für Einladungen, die sich bereits im Status “angenommen” oder “beigetreten” befinden, ist die Checkbox ausgegraut und der betreffende Nutzer kann nicht für die Massenbearbeitung ausgewählt werden. Ebenso wird bei einer Mehrfachauswahl ggf. eine der Optionen „Einladung erneuern“ oder „Einladung zurückziehen“ ausgegraut, sofern der Status einer der angewählten Einladungen diese Option nicht zulässt. Beispielsweise kann eine Einladung im Status “abgelehnt” nicht zurückgezogen werden.

Neue Einladung #

Mit Klick auf “Neue Einladung” oben rechts über der Einladungshistorie gelangt der Netzwerkadmin in die Einladungsmaske.
Diese ist in zwei Reiter unterteilt:

E-Mail #

Um eine einzelne Person zum Netzwerk einzuladen, kann der Reiter “E-Mail” verwendet werden. Das einzige Pflichtfeld ist dabei die E-Mail-Adresse. An diese wird die Einladung zugestellt und mit dieser wird der Nutzer sich nach Registrierung zukünftig auch einloggen. Optional kann noch der Name angegeben werden.

Darunter findet sich der Standard-Einladungstext. Dieser kann an dieser Stelle einmalig für diese Einladung bearbeitet werden oder aber über den Punkt “Standard-Einladung bearbeiten” für alle Einladungen angepasst werden.
Wichtig ist dabei, dass der Punkt $Link nicht entfernt wird, da die E-Mail ansonsten keinen Registrierungslink enthält.

Für jede Einladung kann entschieden werden, ob ein normaler Standard-Nutzer eingeladen werden soll oder aber ein Gastnutzer.

Neuen Nutzer können zudem auch direkt Gruppenmitgliedschaften zugewiesen werden. Hierfür werden die entsprechenden Gruppen ausgewählt, in denen der neue Nutzer direkt Mitglied sein soll. Des Weiteren können im Feld darunter ebenfalls Channel-Abonnements zugewiesen werden. Dazu, wie bei den Gruppenzuweisungen, im entsprechenden Textfeld die Anfangsbuchstaben des gewünschten Channels eintippen und diesen dann auswählen.

E-Mail-Liste #

Um mehr als einen Nutzer auf einmal einzuladen, kann der zweite Reiter “E-Mail-Liste” genutzt werden. Mittels einer CSV-Datei können die Informationen “Name”, “Vorname” und “E-Mail-Adresse” (Spalten 1-3) für mehrere Nutzer zugleich übernommen werden. Darüber hinaus kann ab der 4. Spalte dem neuen Nutzer gleichzeitig Gruppenmitgliedschaften & Channel-Abonnements zugewiesen werden. Hierfür können entweder ein Gruppen-Slug oder die Gruppen-URL angegeben bzw. der Channel-Slug oder die Channel-URL werden. Für die Einladung mit automatischen Gruppen-Mitgliedschaften muss “Groups/” als Präfix vor dem Gruppen-Slug, oder für automatische Channel-Abonnements “Channels/” als Präfix vor dem Channel-Slug stehen.

Der “Slug” ist der hinterste Teil der URL, der hinter dem letzten “/” (aufsteigenden Schrägstrich) beginnt.

Beispiel Nutzer Max, Mitglied in zwei Gruppen (Gremium “Arbeitssicherheit” & Abteilung “Personal”), mit Gruppen-Slugs:
Max;Mustermann;max_m@example.com;Groups/arbeitssicherheit;Groups/personal

Beispiel Nutzer Max, Mitglied in zwei Gruppen (s.o.), mit Gruppen-URLs:
Max;Mustermann;max_m@example.com;https://beispielnetzwerk.url/groups/arbeitssicherheit;https://beispielnetzwerk.url/groups/personal

Beispiel Nutzerin Farina, Mitglied in einer Gruppe (Gremium “Arbeitssicherheit”) und Abonnentin eines Channels (“Personal-News”) mit Slugs:
Farina;Musterfrau;Farina.Musterfrau@example.com;Groups/arbeitssicherheit;Channels/personal-news

Es dürfen keine Spaltenüberschriften verwendet werden, sondern nur die Daten selbst.

Anschließend können noch der Betreff der E-Mail sowie der Standard-Einladungstext bearbeitet werden. Wichtig ist dabei, dass der Punkt $Link nicht entfernt wird, da die E-Mail ansonsten keinen Registrierungslink enthält.

Ebenso wie bei der E-Mail-Einladung kann der Nutzertyp festgelegt werden. Somit können entweder mehrere Standardnutzer oder Gastnutzer gleichzeitig per E-Mail-Liste eingeladen werden. Vorausgewählt ist immer der Standardnutzer.

Standard-Einladung bearbeiten #

Im Kontextmenü neben dem Punkt “Neue Einladung” findet der Netzwerk-Admin den Punkt “Standard-Einladung bearbeiten”. Hier lassen sich Betreff und Text der Einladungs-E-Mail bearbeiten. Wird eine neue Einladung erstellt, wird zunächst der hier konfigurierte Standard-Text vorgeschlagen.

Der Netzwerk-Admin kann dann noch einmal individuell pro Einladung von diesem abweichen.