tixxtDOCS

Voraussetzungen: keine

Allgemeines #

Mit tixxtDOCS können Dateien direkt aus dem Netzwerk heraus angesehen und bearbeitet werden. Auf der Datei-Detailseite befinden sich hierfür zwei Schaltflächen: “Ansehen” und “Bearbeiten” .
Die Schaltfläche “Bearbeiten” ist nur vorhanden, wenn der jeweilige Nutzer zur Datei-Bearbeitung berechtigt ist.

tixxtDOCS basiert auf der Office Suite „onlyoffice“. Das Hosting geschieht auf den Servern der mixxt GmbH, sodass auch für das (gemeinsame) Bearbeiten von Dateien die gewohnten Datenschutz-Standards von tixxt gelten.

Ansehen #

Mit Klick auf die Schaltfläche “Ansehen”  erfolgt eine Weiterleitung in den Ansichts-Modus der Datei. Hierzu öffnet sich ein neuer Browser-Tab.

Unterstützt werden folgende Datei-Typen:

• .docx
• .xlsx
• .pptx

Dieser Modus dient allein dem Öffnen und Ansehen der Datei und steht jedem Nutzer immer zur Verfügung.

Bearbeiten #

Mit Klick auf die Schaltfläche “Bearbeiten”  erfolgt eine Weiterleitung in den Bearbeitungs-Modus der Datei. Hierzu öffnet sich ein neuer Browser-Tab und eine neue Bearbeitungs-Sitzung wird gestartet.

Wird ein Dokument mit tixxtDOCS bearbeitet, erscheint nach dem Schließen des Tabs und darauffolgender automatischer Speicherung der Änderungen, eine neue Datei-Version in der Versions-Historie auf der Datei-Detailseite.

Über tixxtDOCS generierte, neue Versionen werden in der Versions-Historie als “minor”-Versionen dargestellt (z.B. v2.3 → Version 2 der Datei mit 3 durch tixxtDOCS generierten Versionen).

Befindet sich eine Datei gerade im Bearbeitungs-Modus bei einer anderen Person, erscheint auf der Datei-Detailseite der Hinweis: “Die Datei wird gerade mit tixxtDOCS bearbeitet”.

Unterstützt werden folgende Datei-Typen:

• .docx
• .xlsx
• .pptx

Öffnet der selbe Nutzer die selbe Datei in einer weiteren Bearbeitungs-Sitzung, wird die vorherige Sitzung automatisch beendet, um das Sitzungs-Kontingent der Plattform zu schonen.

Änderungs-Freigabe #

Der Admin einer jeden Gruppe kann in der Gruppenadministration konfigurieren, ob Änderungen an Dateien direkt ins Dokument übernommen werden sollen oder von den Administratoren zunächst freigegeben werden müssen.

Zur Aktivierung dieses Moderation wird folgende Einstellung in der Gruppenadministration gesetzt: Datei-Berechtigungen – Bestehende Dateien können bearbeitet und versioniert werden durch → Mitglieder nach Freigabe & Administratoren

Ist diese Einstellung gesetzt, öffnet sich jede Datei bei Klick auf “Bearbeiten”  für normale Nutzer (keine Admins) im verpflichtenden Nachverfolgungsmodus. Dies bedeutet, dass alle Änderungen im Dokument als solche gekennzeichnet sind. Die Kennzeichnung erfolgt durch eine farbliche Hinterlegung aller hinzugefügter Elemente im Dokument.

Die Änderungen können im Anschluss von einem Admin freigegeben oder abgelehnt werden. Dieser erhält hierzu eine Anfrage zur Freischaltung der Änderungen. Die Benachrichtigung für den Admin erfolgt über einen Zähler (z.B. eine kleine 1 bei einem Änderungsvorschlag) am Datei-Icon links in der Modul-Auswahl. Im Dateimodul selbst wird prominent über der Dateiliste über das Vorliegen von Änderungsvorschlägen informiert.

Offene Änderungsvorschläge #

Nach Klick auf die Schaltfläche “Freischaltung’  im Datei-Modul gelangt der Admin zu den offenen Änderungsvorschlägen.

Folgende Informationen und Möglichkeiten werden dargestellt:

• Dateiname
• Letzte Änderung am
• Letzter Autor
• Schaltfläche “Bearbeiten” (um selbst in den Bearbeitungs-Modus der Datei weitergeleitet zu werden und Änderungen anzunehmen und/oder abzulehnen)
• Anzahl der Änderungen und neuen Kommentare im Dokument

Neue Version(en) #

Wenn eine Datei nach Änderung durch einen Nutzer erst von einem Admin freigegeben werden muss, dann wird die neue Version bereits in der Versions-Historie angezeigt, jedoch mit Verweis auf darin befindliche Änderungsvorschlägen. Erst wenn Änderungsvorschläge von einem Admin angenommen wurden, sind diese final ins Dokument aufgenommen. Es erscheint dann eine neue tixxtDOCs-Datei-Version. Als Ersteller dieser Version wird der Admin aufgeführt, der die Änderungen freigegeben hat.

Über tixxtDOCS generierte, neue Versionen werden in der Versions-Historie als “minor”-Versionen dargestellt (z.B. v2.3 → Version 2 der Datei mit 3 durch tixxtDOCS generierten Versionen).